ในโลกธุรกิจปัจจุบัน องค์กรต่างๆ ต้องจัดการข้อมูลที่มาจากหลายแหล่งพร้อมกัน ไม่ว่าจะเป็นเว็บไซต์ แพลตฟอร์ม SaaS (Software-as-a-Service) บุคคลภายนอก หรือแม้แต่อุปกรณ์ IoT ต่างๆ การมี Master Data ที่ได้มาตรฐานจึงเป็นสิ่งสำคัญที่จะช่วยให้แต่ละแผนกสามารถใช้งานข้อมูลเดียวกันและสร้างความได้เปรียบทางการแข่งขันได้อย่างมีประสิทธิภาพ หากไม่มีการจัดการข้อมูลหลักที่ดี ข้อมูลจะเริ่มไม่สอดคล้องกันระหว่างแผนก และอาจส่งผลให้เกิดความสับสนในการดำเนินธุรกิจ แล้ว Master Data มีความสำคัญต่อองค์กรอย่างไร และจะนำไปใช้ประโยชน์ได้อย่างไร?
ความหมายและองค์ประกอบของ Master Data ที่ธุรกิจต้องรู้
Master Data หมายถึงข้อมูลที่ไม่ซ้ำกันและอธิบายถึงหน่วยงานหลักของธุรกิจ ข้อมูลประเภทนี้มักถูกเรียกว่า “Golden Record” หรือแหล่งข้อมูลที่ดีที่สุด ซึ่งสอดคล้องกับแนวคิด Single Source of Truth ในการจัดการข้อมูล Master Data มีลักษณะที่ถูกต้อง สอดคล้องกัน และมีรูปแบบที่เหมือนกัน จึงช่วยกำจัดอุปสรรคในการแบ่งปันข้อมูลระหว่างแผนกต่างๆ ภายในองค์กร
ข้อมูลหลักของธุรกิจแต่ละประเภทจะแตกต่างกันไปตามรูปแบบการดำเนินธุรกิจ อย่างไรก็ตาม ข้อมูลทั้งหมดที่มีความสำคัญต่อการดำเนินงานของธุรกิจควรถูกจัดหมวดหมู่เป็น Master Data เพื่อให้เข้าใจคุณสมบัตินี้ได้ดีขึ้น เรามาเปรียบเทียบ Master Data กับข้อมูลประเภทอื่นๆ ของธุรกิจ ได้แก่ ข้อมูลธุรกรรม (Transactional Data) ที่เกิดจากแอปพลิเคชันธุรกิจขณะสนับสนุนการดำเนินงานประจำวัน ข้อมูลวิเคราะห์ (Analytical Data) ที่สร้างขึ้นผ่านการคำนวณและการวิเคราะห์ข้อมูลธุรกรรมเพื่อให้ข้อมูลเชิงลึกระดับสูง และ Master Data ที่เป็นข้อมูลเกี่ยวกับหน่วยงานธุรกิจที่ระบบอ้างอิงเพื่อทำธุรกรรมให้สมบูรณ์
ตัวอย่างการทำงานของข้อมูลเหล่านี้ สามารถเห็นได้จากสถานการณ์ที่ลูกค้า A ซื้อสินค้า B จำนวน 20 ชิ้น ในวันที่ 1 มกราคม 2022 ในราคาทั้งหมด 500 บาท ในกรณีนี้ ลูกค้า A และสินค้า B เป็น Master Data หากไม่มีข้อมูลเหล่านี้ก็จะไม่มีใครซื้อสินค้า หรือไม่มีสินค้าให้ซื้อ ข้อมูลธุรกรรมจะเป็นจำนวน (20 ชิ้น) ราคา (500 บาท) และวันที่ (1 มกราคม 2022) ส่วนข้อมูลวิเคราะห์สามารถคำนวณได้จากชุดข้อมูลที่ใหญ่ขึ้นซึ่งกำหนดโดย Master Data
จากข้อมูลวิเคราะห์ เราสามารถดูประวัติการซื้อของลูกค้า A ได้ว่า พวกเขาเคยซื้อสินค้านี้มาก่อนหรือไม่ หากเคยซื้อ ซื้อกี่ครั้ง จำนวนเงินที่ใช้ในธุรกรรมนี้เปรียบเทียบกับค่าเฉลี่ยของการซื้อทั้งหมดเป็นอย่างไร รวมถึงปริมาณและจำนวนเงินเฉลี่ยของการซื้อสินค้า B หากมีธุรกรรมก่อนหน้านี้ ข้อมูลเหล่านี้และข้อมูลเชิงลึกที่ให้สามารถชี้ไปสู่โอกาสใหม่ๆ ได้ครับ หากนี่เป็นการซื้อที่มีปริมาณใหญ่ผิดปกติสำหรับลูกค้า A บางทีองค์กรของพวกเขาอาจกำลังเปิดตัวโครงการใหม่ที่บริษัทของเราสามารถให้ผลิตภัณฑ์และบริการอื่นๆ เพื่อสนับสนุนได้
ประเภทหลักของ Master Data ที่ธุรกิจต้องจัดการ
1. ข้อมูลลูกค้า (Customers)
แม้ว่าจะดูเหมือนว่าจะมุ่งเน้นเฉพาะลูกค้าเท่านั้น แต่ domain ของลูกค้าจริงๆ แล้วติดตามบุคคลและหน่วยงานทั้งหมดที่ขับเคลื่อนธุรกิจ ซึ่งรวมถึงลูกค้า พนักงาน พันธมิตร และซัพพลายเออร์ ข้อมูลเหล่านี้เป็นหัวใจสำคัญของการดำเนินธุรกิจ เนื่องจากทุกธุรกิจต้องพึ่งพาบุคคลและองค์กรที่ซื้อผลิตภัณฑ์หรือบริการ การมีข้อมูลลูกค้าที่ทันสมัยจึงเป็นสิ่งจำเป็นในการรักษาความต่อเนื่องของธุรกิจและหลีกเลี่ยงโอกาสที่พลาดไป
ตัวอย่างที่ชัดเจน หากลูกค้าอัปเดตหมายเลขโทรศัพท์ในพอร์ทัลออนไลน์ ข้อมูลนี้ควรจะถูกเผยแพร่ไปยังที่เก็บข้อมูลอื่นๆ นอกเหนือจากเว็บไซต์ เพื่อให้ทีมการเงินสามารถติดต่อพวกเขาได้หากมีปัญหาในการประมวลผลการชำระเงิน การไม่มีข้อมูลที่ซิงค์กันอาจทำให้เกิดการสูญเสียโอกาสทางธุรกิจหรือความไม่พอใจของลูกค้า
2. ข้อมูลผลิตภัณฑ์ (Products)
ข้อมูลผลิตภัณฑ์เป็นอีกหนึ่งตัวอย่างที่สำคัญของ Master Data ประเภทนี้ติดตามคุณลักษณะที่เกี่ยวข้องกับการให้ผลิตภัณฑ์และบริการ รวมถึงผลิตภัณฑ์ รายการวัสดุ อุปกรณ์ และสื่อต่างๆ การจัดการข้อมูลผลิตภัณฑ์ที่ดีจะช่วยให้ข้อมูลมีความถูกต้องและสอดคล้องกันทั่วทั้งระบบ
เช่น หากราคาของผลิตภัณฑ์ถูกเปลี่ยนแปลงในระบบจุดขาย (POS) แต่ข้อมูลนั้นไม่ได้รับการอัปเดตบนหน้าผลิตภัณฑ์ของเว็บไซต์ ลูกค้าจะได้รับการประมาณราคาที่ไม่ถูกต้อง เฉพาะเมื่อพวกเขาไปชำระเงินเท่านั้นที่จะเห็นราคาที่แท้จริง ณ จุดนั้นพวกเขาอาจจะออกไปและหาเว็บไซต์ของคู่แข่งแทน กลยุทธ์ Master Data จะช่วยให้มั่นใจว่าการเปลี่ยนแปลงราคาผลิตภัณฑ์จะถูกจับและแบ่งปันไปยังระบบอื่นๆ เพื่อให้ข้อมูลซิงค์กันครับ
3. ข้อมูลสถานที่ (Locations)
ข้อมูลสถานที่มุ่งเน้นไปที่ตำแหน่งทางกายภาพที่มีการทำงานในองค์กร ซึ่งรวมถึงสาขา สิ่งอำนวยความสะดวก แฟรนไชส์ และร้านค้า ข้อมูลประเภทนี้มีความสำคัญอย่างมากสำหรับธุรกิจที่มีการดำเนินงานในหลายสถานที่ การมีข้อมูลสถานที่ที่ถูกต้องและเป็นปัจจุบันจะช่วยในการวางแผนโลจิสติกส์ การจัดการสินค้าคงคลัง และการให้บริการลูกค้าได้อย่างมีประสิทธิภาพ
ตัวอย่างเช่น หากข้อมูลที่อยู่ของสาขาใหม่ไม่ได้รับการอัปเดตในระบบ ลูกค้าอาจไม่สามารถค้นหาสถานที่ได้ หรือระบบการจัดส่งสินค้าอาจมีปัญหาในการกำหนดเส้นทางที่เหมาะสม การมี Master Data ที่ครอบคลุมข้อมูลสถานที่จะช่วยให้การดำเนินงานราบรื่นและลูกค้าได้รับบริการที่ดี
4. ข้อมูลอื่นๆ (Others)
ข้อมูลประเภทอื่นๆ เป็นหมวดหมู่ที่ครอบคลุมข้อมูลที่สำคัญต่อธุรกิจแต่ไม่ได้อยู่ภายใต้สามหมวดหมู่ข้างต้น ซึ่งรวมถึงข้อมูลเกี่ยวกับบัญชี สัญญา การรับประกัน การเงิน นโยบาย และสินทรัพย์อื่นๆ ที่เฉพาะเจาะจงกับอุตสาหกรรมของคุณ ข้อมูลเหล่านี้แม้จะดูเหมือนไม่เกี่ยวข้องโดยตรง แต่ก็มีความสำคัญต่อการดำเนินธุรกิจไม่น้อยกว่า
การจัดการข้อมูลประเภทนี้ให้เป็นระบบจะช่วยให้องค์กรสามารถติดตามและจัดการทรัพยากรต่างๆ ได้อย่างมีประสิทธิภาพ เช่น การติดตามสัญญาที่กำลังจะหมดอายุ การจัดการนโยบายที่เปลี่ยนแปลง หรือการรายงานทางการเงินที่ถูกต้อง ข้อมูลเหล่านี้เมื่อถูกจัดการอย่างเป็นระบบจะสามารถสนับสนุนการตัดสินใจเชิงกลยุทธ์ได้เป็นอย่างดี
การจัดการ Master Data ที่มีประสิทธิภาพจะช่วยให้ธุรกิจสามารถใช้ข้อมูลเป็นเครื่องมือสำคัญในการขับเคลื่อนองค์กรไปสู่ความสำเร็จได้อย่างยั่งยืน ไม่ว่าจะเป็นการลดความซ้ำซ้อนของข้อมูล การเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน หรือการสร้างโอกาสทางธุรกิจใหม่ๆ การลงทุนในระบบจัดการข้อมูลหลักที่ดีจึงเป็นการลงทุนที่คุ้มค่าและจำเป็นสำหรับทุกองค์กรที่ต้องการเติบโตอย่างยั่งยืนในยุคดิจิทัลครับ
